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L’organisation d’un événement associatif peut être une expérience passionnante et enrichissante. Cependant, elle peut aussi être une tâche complexe qui demande une attention particulière et une planification minutieuse.
Que vous prépariez une soirée de collecte de fonds, un atelier éducatif ou un rassemblement communautaire, il est essentiel de suivre certaines étapes clés et de garder à l’esprit des aspects importants pour réussir. Découvrez ici tout ce qu’il faut pour garantir le succès de votre événement associatif !
Quel type d’événement faut-il organiser ?
Une multitude d’évènements peuvent se tenir au sein d’une association. Ainsi, le choix d’une action à mener avec son association dépendra en priorité de l’objectif de cette dernière ainsi que de différents autres paramètres.
Gala de bienfaisance
Un gala de bienfaisance est un évènement généralement organisé dans le but de collecter des fonds pour soutenir une cause caritative ou une œuvre philanthropique. Il rassemble des personnes ou des entreprises qui souhaitent contribuer financièrement pour soutenir la cause.
Un gala de bienfaisance peut inclure un dîner, une vente aux enchères, des discours inspirants et des divertissements.
Course ou marche caritative
Une marche ou une course caritative est une manière efficace de sensibiliser à une cause tout en encourageant l’activité physique et la participation de la communauté.
Atelier ou conférence
L’organisation d’ateliers éducatifs ou de conférences peut aider à partager des informations pertinentes sur votre cause et à impliquer les participants.
Journée d’action communautaire
Une association peut aussi organiser une journée où les membres ainsi que les volontaires travaillent ensemble sur des projets bénévoles pour avoir un impact direct sur la communauté.
Organiser un événement associatif : quel intérêt ?
L’organisation d’un événement associatif au sein d’une communauté peut être utile pour atteindre divers objectifs collectifs. En effet, un événement associatif peut aider à sensibiliser ou même à faire un plaidoyer sur une cause. Avec une sensibilisation, il est possible de susciter davantage de soutien.
Les événements associatifs peuvent aussi servir à collecter des fonds. Ils représentent une véritable source de financement pour soutenir diverses activités et programmes. En outre, ils offrent des opportunités de rassembler les membres de l’association et de renforcer les liens au sein de la communauté.
Comment réussir la planification de votre évènement associatif ?
La réussite d’un événement associatif nécessite une bonne organisation. Elle exige une planification minutieuse, une coordination efficace et une attention aux moindres détails. Cela passe par plusieurs étapes clés, les unes aussi importantes que les autres.
Définir l’objectif de l’événement
Avant de commencer la planification, il est crucial de définir clairement l’objectif de votre événement. S’agit-il d’une collection de fonds, d’une sensibilisation à une cause, d’une célébration ou d’une combinaison de ces éléments ?
Comprendre l’objectif vous permet de prendre des décisions éclairées tout au long du processus de planification. Il est donc primordial de prendre le temps de bien clarifier l’objectif de l’évènement. Cela détermine la cohérence des actions à mener tout au long de l’organisation.
Élaborer un plan
Une fois l’objectif défini, il est primordial d’élaborer un plan bien détaillé afin de coordonner les activités au cours de l’organisation. Il faudra donc fixer entre autres :
- Les dates ;
- Les échéances ;
- Les responsabilités de l’équipe ;
- Les activités prévues et le budget, etc.
Connaître tout cela permet une meilleure coordination de l’organisation.
Planifier le budget
La planification financière est un autre aspect essentiel dans la réussite de votre initiative. Pour cela, il est nécessaire d’estimer les coûts pour chaque aspect de l’événement notamment. Vous devez entre autres tenir compte de la location d’un lieu, la restauration, la décoration et les fournitures ainsi que les divertissements et matériels promotionnels.
De même, assurez-vous de prévoir une marge pour les imprévus. Si l’événement vise à collecter des fonds, déterminez comment vous allez générer des recettes pour couvrir les dépenses et soutenir votre cause.
Par ailleurs, planifiez un budget réaliste et assez exhaustif pour éviter des surprises de dernières minutes.
Constituer une équipe intégrée
L’organisation d’un évènement nécessite différentes compétences. À cet effet, vous pourrez recruter des membres de l’association s’ils disposent des compétences nécessaires. Par ailleurs, vous pourrez également faire appel à une équipe professionnelle pour l’organisation.
Dans l’équipe d’organisation, chaque membre devrait avoir des responsabilités clairement définies, qu’il s’agisse de la logistique, de la communication, de la coordination des volontaires ou de la gestion des finances. Une répartition efficace des tâches permettra une bonne organisation.
Lieu et logistique
Le choix du lieu dépend de la nature de l’événement. Optez pour un cadre approprié en fonction du nombre de participants et des besoins logistiques.
Assurez-vous qu’il peut accueillir confortablement tous les participants et qu’il est accessible à votre public cible. De plus, réservez le lieu suffisamment à l’avance. De façon spécifique, organisez la mise en place, la disposition des équipements et la gestion des participants.
Communication sur l’événement
Une bonne promotion est essentielle pour attirer des participants à un évènement associatif. Utilisez entre autres les médias sociaux, les affiches, les annonces dans les médias locaux et le réseau de votre association pour faire connaître l’événement. Vous devez mettre en avant ce qui rend votre événement unique et la valeur qu’il apportera aux participants.
Il est primordial de créer une stratégie de promotion efficiente pour atteindre la cible. N’hésitez surtout pas à utiliser tous les autres canaux opérationnels que vous jugez pertinents. Si vous devez inviter des personnes externes à votre association, comme des traiteurs ou des techniciens, vous devez les informer suffisamment à l’avance.
Inscriptions et billets
Pour une meilleure organisation, vous pourrez mettre en place un système d’inscription ou de billetterie, si nécessaire, pour faciliter la participation et la gestion des participants.
Au jour de l’événement, assurez-vous d’avoir une équipe dédiée pour gérer tous les aspects de l’événement, y compris l’accueil, la gestion du programme et la résolution des problèmes éventuels.
Suivi et évaluation
Une fois l’événement terminé, présentez ses performances. Vous devez apprécier quels ont été les succès et les difficultés rencontrés. Ces informations seront utiles pour améliorer les événements futurs.
Les achats importants
Selon le type d’événement associatif que vous organisez, certains achats clés peuvent être effectués. Ils peuvent inclure des infrastructures comme une scène, des sièges supplémentaires, des produits personnalisés avec la marque de votre association, des équipements audiovisuels ou des stands d’information.
Pour finir, organiser un événement associatif peut être un moyen puissant d’atteindre vos objectifs et de mobiliser votre communauté. En suivant ces étapes et en priorisant les aspects importants, vous pouvez créer un événement mémorable et impactant pour votre association et sa cause.